En ekspedition af denne kaliber vil som regel kræve en forberedelse på et års tid, men idet der kun blev to deltagere har det været muligt at begrænse forberedelsestiden til godt og vel et halvt år. I planlægningsfasen gik ekspeditionen blot under navnet P05, men for nylig er det endelige navn Rongbuk Explorer blevet fastlagt. Herunder findes en oversigt over, hvilke større planlægningsmøder og samlingsweekends der har fundet sted i planlægningsfasen.

21.-23. sept. 04	Grundlaget for denne ekspedition skabes. Tre afgørende dage
24.-25. sept. 04	Brainstorm i Køge. Rammerne tegnes
16. januar 05	Første reelle planlægningsmøde. Mødereferat
5.-6. februar 05	Første P05-weekendsamling i Albertslund. Mødereferat
12.-13. marts 05	Anden P05-weekendsamling i Tisvilde. Mødereferat
16.-17. april 05	Tredie P05-weekendsamling i Vrangeskov. Mødereferat
1. maj 05	B.T. ½ marathon i Lyngby.
3.-8. maj 05	Træningsweekend i Gran Paradiso. Galleri
3.-5. juni 05	Weekendsamling og klatretræning i Harzen.
11. juni 05	Halv og hel marathon i Århus.
19. juni 05	Afrejse til Himalaya.